Viele Abläufe funktionieren, solange eine erfahrene Person verfügbar ist. Fällt sie aus oder gibt eine Aufgabe ab, wird aus Routine plötzlich Sucharbeit. Eine knappe Dokumentation schafft hier spürbare Sicherheit.
Fünf Angaben reichen für den Anfang
- Wodurch wird der Ablauf ausgelöst?
- Wer übernimmt welche Aufgabe?
- Welche Schritte gehören dazu?
- Welche Vorlagen oder Zugänge werden benötigt?
- Woran ist erkennbar, dass alles erledigt ist?
Direkt im Alltag prüfen
Lasst eine Person, die den Ablauf noch nicht kennt, die Beschreibung testen. Jede Rückfrage zeigt, an welcher Stelle noch Kontext fehlt. So entsteht Schritt für Schritt eine hilfreiche Anleitung statt eines umfangreichen Dokuments, das niemand nutzt.
Eine gute Dokumentation beantwortet die nächste praktische Frage – nicht jede denkbare Frage.